Kaufmann/-frau für Bürokommunikation

Kaufleute für Bürokommunikation haben hauptsächlich folgende Aufgaben:

• abteilungsbezogene Assistenz- und Sekretariatsaufgaben erledigen

  • Texte nach Vorgabe am Rechner formulieren und gestalten, Textbausteine erstellen

  • Grafiken, Statistiken, Tabellen in Texte einarbeiten

  • Kunden und Besucher empfangen und betreuen

  • Termine planen und überwachen, Urlaubslisten führen

  • Telefonate führen, Auskünfte erteilen

  • Schriftverkehr nach außen abwickeln, z.B. mit Auftraggebern, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Behörden, Verbänden

  • Postein- und -ausgang bearbeiten, Post verteilen

  • für Geschäftsreisen optimale Verkehrsverbindungen ermitteln und Reiseunterlagen besorgen

  • Präsentationen vorbereiten

  • organisatorische Vor- und Nachbereitung für Besprechungen und Konferenzen durchführen

  • Unterlagen für Vorgesetzte und Kollegen aufbereiten und bereitstellen

  • Besprechungs- und Telefongesprächsnotizen sowie Sitzungsprotokolle anfertigen

  • Büromaterial verwalten, bestellen und ausgeben

• Aufgaben im bereichsbezogenen bzw. betrieblichen Rechnungswesen übernehmen

  • Rechnungen auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit kontrollieren

  • Belege sachgerecht erfassen, Kosten dokumentieren, Geschäftsvorgänge buchen

  • Kostenrechnungen durchführen

  • Buchungsbelege erstellen

  • Kostenentwicklungen verfolgen

  • Ausgangsrechnungen erstellen

  • Zahlungen veranlassen

Darüber hinaus führen sie auch folgende Tätigkeiten aus:

• Aufgaben in Sacharbeitsgebieten erledigen wie z.B. Kundendienst, Mitgliederverwaltung, Berufsbildung, Öffentlichkeitsarbeit, Umweltschutz, Betriebsratsbüro, Forschung

• Aufgaben in der Personalverwaltung (meist bereichsbezogen) ausführen

  • Arbeits- und Fehlzeiten erfassen, Krankmeldungen bearbeiten und weiterleiten

  • Mitarbeitern Auskünfte erteilen, z.B. bezüglich Urlaubsplanung, Entgeltabrechnung